การวางแผนในสิ่งที่ไม่อาจคาดเดาได้

หากมีการเตรียมพร้อมล่วงหน้า บริษัทต่างๆ จะสามารถเอาตัวรอดจากเหตุการณ์ที่ไม่อาจคาดเดาได้ เช่น วิกฤตทางการเงินและเศรษฐกิจครั้งใหญ่ หรือการระบาดของโรคอย่างโควิด 19 แต่หลายๆ บริษัทยังคงมองแต่ปัจจุบัน โดยใช้เวลาไปกับการจัดการกับเหตุการณ์ในปัจจุบันมากกว่าที่จะนำการวิเคราะห์แบบจำลองสถานการณ์ (what-if analysis) และการวางแผนสำรองฉุกเฉิน (contingency planning) มาปรับใช้ เพราะสองสิ่งนี้จะทำให้พวกเขาสามารถคาดคะเนและตอบสนองในเชิงบวกกับสถานการณ์ต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงได้

นี่คือห้าบทเรียนเพื่อเตรียมความพร้อมในการรับมือกับวิกฤติที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ 

บทเรียนที่ #1 

ตั้งคำถามให้ถูก เพราะมันจะช่วยค้นพบวิธีการตอบสนองเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นได้ โดยคำถามเหล่านั้นควรคำนึงถึงกลยุทธ์และสมมติฐานพื้นฐานที่สนับสนุนโมเดลธุรกิจและส่งผลกับความต่อเนื่องของธุรกิจ (business continuity) คุณจะต้องหยั่งรู้ความคิดและจิตวิญญาณของผู้คนในธุรกิจมากกว่าการใช้ทฤษฎี หากคุณรู้ว่าซัพพลายเชนเป็นจุดด้อยขององค์กร คุณควรจะต้องตั้งคำถามว่า ถ้าซัพพลายเชนมีปัญหา คุณควรจะทำอย่างไร? ซึ่งนี่จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นในการวางแผนในขั้นตอนต่อไป

บทเรียนที่ #2 

ตอบสนอง (Respond) แต่ไม่ตอบโต้ (React) แต่ละวิกฤติก็มีความแตกต่างกันออกไป หากคุณยังไม่เคยมีประสบการณ์กับเหตุการณ์แบบนี้มาก่อน คุณก็อาจถอดใจยอมแพ้ได้โดยง่าย Peter Drucker ที่ปรึกษาทางธุรกิจและนักคิดผู้ทรงอิทธิพลซึ่งเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางได้กล่าวไว้ว่า “อันตรายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในช่วงเวลาโกลาหลไม่ใช่ความโกลาหล แต่เป็นการเลือกปฏิบัติตามกรอบความคิดแบบเดิมๆ” ทั้งที่จริงแล้ว การตอบสนองและการตอบโต้นั้นแตกต่างกัน ซึ่ง Oliver Wight เห็นถึงความแตกต่างของสองสิ่งนี้อย่างชัดเจน:

• การตอบโต้ (Reacting) เป็นการลงมือปฏิบัติโดยที่ไม่ได้คิดหรือวางแผนไว้ก่อน  การตัดสินใจทางธุรกิจในสภาพแวดล้อมปกติส่วนใหญ่จะเป็นเช่นนี้ เนื่องจากเราเคยมีประสบการณ์มาก่อน และรู้ว่าควรจะตอบโต้อย่างไรถึงจะได้ผล แต่วิธีนี้อาจจะใช้ไม่ได้ผลในช่วงเวลาแห่งการเปลี่ยนแปลงและหาความแน่นอนไม่ได้ 
• การตอบสนอง (Responding) เป็นการลงมือปฏิบัติโดยที่มีการคิดหรือวางแผนไว้ก่อน  โดยการคิดและวางแผนไว้ล่วงหน้านี่เองที่สร้างความแตกต่าง

 การตอบสนองนั้นยากกว่าเพราะเป็นการคิดวิเคราะห์ที่มีการวางเป้าหมายและต้องใช้พลังงานมากกว่า ไม่เหมือนกับการตัดสินใจที่รวดเร็วซึ่งเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่มักทำโดยอัตโนมัติ หากพวกเขาไม่มีเครื่องมือเข้ามาช่วยในการตัดสินใจ ผู้คนมักจะมีทางออกให้กับปัญหาเสมอ แต่อาจจะไม่ใช่คำตอบที่มีประสิทธิภาพเพียงพอหรือเหมาะสมที่สุดเสมอไป

บทเรียนที่ #3

อารมณ์ความรู้สึกนั้นสำคัญ – เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่เวลาอยู่ในสภาวะเครียดหรือกดดัน เราจะรู้สึกกังวล กลัว และไม่มั่นคง ความรู้สึกเหล่านี้จะเข้ามาบดบังความคิดเชิงสร้างสรรค์ของเราจนหมด ผลกระทบทางจิตใจนี้อาจเกิดขึ้นกับเรานานหลายสัปดาห์ไปจนถึงหลายเดือน หลังจากที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น เราจะต้องคิดว่าจะสามารถเปลี่ยนวิกฤตให้กลายเป็นโอกาสได้อย่างไร?

ผู้นำจำเป็นต้องเชื่อมโยงแต่ละทีมเข้าด้วยกัน และเปลี่ยนจากการโฟกัสที่ปัญหาไปโฟกัสที่วิธีแก้ไขปัญหาแทน มองหาทางเลือกทุกทางเท่าที่จะสามารถเป็นไปได้ และมองในแง่บวกอยู่เสมอ เพราะความคิดในเชิงบวกเท่านั้นที่จะขับเคลื่อนให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีได้ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงความคิดของตัวเองด้วยการมองถึงความเป็นไปได้และโอกาส ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใดก็ตาม ดีกว่าการมานั่งกังวลอยู่กับปัญหาเพียงอย่างเดียว 

ไม่ต้องคิดถึงสิ่งที่คุณไม่สามารถทำได้ แต่ให้คิดดูว่ามีอะไรบ้างที่คุณสามารถทำได้ 

บทเรียนที่ #4 

กระบวนการคือผลงาน และผลงานก็คือเกราะป้องกัน กระบวนการวางแผนแบบบูรณาการ จะต้องมีอยู่ตลอดเวลาในช่วงเวลาแห่งวิกฤติ และต้องผลักดันอย่างหนัก เพื่อให้คนมองไปข้างหน้าและคาดการณ์อนาคตอยู่เสมอ แม้แต่เรื่องที่คิดว่ามีคนดูแลแค่คนเดียวก็น่าจะพอ ก็ควรมีใครอีกคนคอยช่วยสนับสนุนช่วยเหลือ ทำให้กระบวนการวางแผนกลยุทธ์แบบบูรณาการ ขององค์กรคุณกลายเป็นศูนย์กลางด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงในระดับรายวัน โดยจัดการด้วยข้อเท็จจริง และขับเคลื่อนระบบการวางแผนให้มีการวิเคราะห์สถานการณ์ (‘what-if’ scenarios) และปรับเปลี่ยนแผน (re-planning) ได้อย่างรวดเร็ว

บทเรียนที่ #5

การจำลองสถานการณ์ (simulation) และการออกแบบจำลอง (modeling) จะช่วยคาดการณ์อนาคตได้ดีกว่าคน เราจำเป็นที่จะต้องออกแบบจำลองสถานการณ์ เพื่อเห็นผลกระทบทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว ธุรกิจที่มีการบูรณาการข้อมูลจะสามารถวางแผนได้อย่างคล่องแคล่วและครบถ้วน แต่ศักยภาพในการออกแบบจำลองได้อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องมีในยามวิกฤต ทั้งหมดจะโยงกลับไปสู่บทเรียนแรกที่เราต้องตั้งคำถามให้ถูกต้อง เพื่อนำมาใช้ในการออกแบบสถานการณ์นั่นเอง

สุดท้ายนี้ผมอยากจะฝากไว้ว่า ถ้าคุณใช้พลังที่มีไปกับการรักษาแต่อาการไข้เท่านั้น คุณจะไม่มีวันพัฒนาวัคซีนขึ้นมาได้ ในขณะที่เรากำลังอยู่ท่ามกลางวิกฤตเช่นนี้ เราต้องเริ่มถามคำถามแบบจะเกิดอะไรขึ้นถ้า (what-if) และออกแบบสถานการณ์ทางธุรกิจในอนาคต สิ่งนี้จะทำให้คุณมีความพร้อมที่จะรับมือกับสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นต่อไปได้