ช่วงเวลาอันวุ่นวายอันเกิดจากเหตุการณ์ที่ทั่วโลกกำลังต้องเผชิญอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งส่งผลกระทบต่อการค้าและสภาวะเศรษฐกิจทั่วโลก ลูกหนี้ผิดนัดชำระหนี้ สภาพคล่องทางการเงินลดลง อัตราหนี้สงสัยจะสูญเพิ่มสูงขึ้น และยังมีผลกระทบอื่นๆ อีกมากมาย
สิ่งที่มักจะถูกให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ คือการเพิ่มกระแสเงินสดในบริษัทให้มากที่สุด การบริหารจัดการเงินสดและการจัดสรรทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุดโดยการปรับประมาณการกระแสเงินสดให้มากครั้งขึ้น ไม่มีใครสามารถล่วงรู้ขนาดผลกระทบจากเหตุการณ์หนึ่งๆ แต่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ก็คือการที่องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องมีศักยภาพในการปรับเปลี่ยนประมาณการได้อย่างยืดหยุ่นและยาวนานกว่าช่วงเวลา 12 เดือน เพราะการคาดการณ์ที่ยาวนานมากขึ้นนั้นจะทำให้องค์กรต่างๆ สามารถที่จะตัดสินใจและจัดการกับความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เกิดขึ้นในโลกอันแสนวุ่นวายนี้
การประมาณการกระแสเงินสด (cash flow forecasting) เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของการวางแผนและควบคุมทั้งหมดขององค์กรเท่านั้น โดยผู้บริหารมักจะใช้โซลูชันพื้นฐานที่สามารถจัดทำประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) มาใช้กับองค์กร เพื่อปลูกฝังด้านการบริหารจัดการผลการดำเนินงานที่ดีให้กับองค์กร
การประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) มีประโยชน์หลายประการ ดังต่อไปนี้:
- แสดงให้เห็นถึงการวางแผนที่มีความสอดคล้องกันและสามารถคาดการณ์ล่วงหน้า โดยไม่ถูกจำกัดด้วยการตรึงประมาณการไว้แค่เพียง 12 เดือน เพื่อให้องค์กรไม่สูญเสียวิสัยทัศน์ของการพยากรณ์ในช่วงหลายเดือนหลังจากนั้น
- ประเมินผลลัพธ์ได้ล่วงหน้าจากความเสี่ยงและโอกาส ทำให้องค์กรสามารถปรับการบริหารจัดการและกลยุทธ์เพื่อการตัดสินใจได้ดีขึ้น
- ลดการพึ่งพาตัวเลขงบประมาณรายปีเพียงอย่างเดียว และลดเวลาการทำงบประมาณรายปี โดยกระจายการวางแผนไปในแต่ละเดือนของปีงบประมาณ
- มุ่งเน้นการวิเคราะห์ไปยังตัวแปรธุรกิจสำคัญที่ผันผวนและซับซ้อน เช่น ความผันผวนของปริมาณความต้องการลูกค้า ราคาโภคภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล สินค้าที่ปรับส่วนลดได้หลายแบบ หรือโมเดลค่าตอบแทนของแรงงานทางตรงและทางอ้อม
- เพิ่มความแม่นยำในการวางแผน โดยมุ่งเน้นที่ช่วงเวลาในการวางแผนที่เพิ่มมากขึ้น
การประยุกต์ใช้วิธีประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) เป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลา และอาจจะติดกับดักและพ่ายแพ้ไประหว่างทางได้ อย่างไรก็ตาม ฝ่ายการเงินของบริษัทต้องใช้ความพยายามเป็นขั้นเป็นตอนในการนำ Rolling Forecast มาใช้ในองค์กรอย่างประสบความสำเร็จได้
จัดลำดับความสำคัญของตัวแปรผลักดันที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณ
การประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ทำให้ต้องปรับประมาณการอย่างต่อเนื่อง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะทำประมาณการได้แค่ระดับภาพรวมองค์กรเท่านั้น เพราะเทคโนโลยีสมัยใหม่ การบูรณาการข้อมูล และการปรับสมมุติฐานแบบอัตโนมัติจะทำให้คุณจัดทำประมาณการในระดับที่เหมาะสมได้ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับตัวแปรผลักดันที่เกี่ยวข้อง ความผันผวนและผลกระทบที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงผลกำไรและกระแสเงินสด จะเป็นตัวกำหนดความถี่ที่เหมาะสมในการปรับประมาณการการบริหารจัดการผลการดำเนินงานตามตัวผลักดันธุรกิจ (driver based performance management) จะทำให้ขั้นตอนการทำประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ทำได้ง่ายและมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นอีกด้วย
มุ่งเน้นไปที่การใช้ประโยชน์จากประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast)
ทำให้เกิดการระดมความคิดร่วมกันตั้งแต่ต้นว่าจะนำผลลัพธ์ที่ได้มาใช้บ่งชี้ความเสี่ยงด้านปฏิบัติการและโอกาสทางธุรกิจได้อย่างไรบ้าง (ผลต่างที่เกินกำหนด, โมเดลสถานการณ์จำลอง) เพื่อนำไปช่วยบริหารการตัดสินใจทางธุรกิจและมุ่งเน้นให้ได้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน
นำไปใช้ภายในองค์กรของคุณให้ถูกเวลา
ไม่ควรนำประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ไปใช้ในช่วงเวลาที่องค์กรกำลังมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ อย่างเช่น การขึ้นระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) หรือระบบ CRM ใหม่ หรือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ด้านค่าตอบแทนของพนักงาน ซึ่งทั้งหมดนี้มักจะส่งผลกระทบครั้งใหญ่ต่อฟังก์ชันการทำงานและการเงินของธุรกิจ และนำไปสู่การออกแบบที่มักจะต้องมีการแก้ไขครั้งใหญ่ตามมาหลังการเปลี่ยนแปลงระบบและกระบวนการใหม่ๆ นั้นแล้วเสร็จ
ทำความเข้าใจกระบวนการประมาณการซึ่งจะถูกกระทบและพิจารณาการจัดการความเปลี่ยนแปลงให้เป็นส่วนหนึ่งในการบริหารจัดการโครงการ
การใช้วิธีประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) ไม่ได้เพียงส่งผลกระทบต่อการเงินเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อกระบวนการและวิธีการของฝ่ายอื่นๆ ภายในองค์กรด้วย คุณควรเริ่มจากการตรวจสอบวิธีการดำเนินงานและกระบวนการปัจจุบันที่มีอยู่อย่างลึกซึ้งเพื่อทำความเข้าใจ ในเบื้องต้นก่อนว่ามีส่วนไหนบ้างที่ต้องปรับปรุง (เพราะกระบวนการเหล่านี้มักจะถูกสร้างขึ้นมาเป็นเวลานานแล้วและมักจะถูกใช้อย่างไม่เหมาะสม) กระบวนการจัดทำประมาณการที่ง่ายและเหมาะสมจะทำให้เป็นที่ยอมรับจากผู้ใช้งานทั่วองค์กร และมันจะไม่หยุดเพียงแค่นั้น บริษัทชั้นนำต่างๆ มักจะคอยปรับปรุงและพัฒนาวิธีการประมาณการโดยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ปัจจุบัน (rolling forecast) อย่างต่อเนื่อง ตามโครงสร้างบริษัท ผลิตภัณฑ์ การให้บริการ และเทคโนโลยีขององค์กรที่มีการปรับเปลี่ยนไป
ปัจจุบันองค์กรจำเป็นต้องมีการเข้าถึงข้อมูลที่ช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานให้เกิดผลลัพธ์สูงสุดได้อย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน รวมทั้งการจัดการความเสี่ยงและโอกาสด้วย การมุ่งเน้นการวางแผนเพื่อให้เห็นสิ่งสำคัญในช่วงเวลาที่ยาวมากขึ้นจะทำให้องค์กรสามารถปรับตัวตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้ดีขึ้นโดยพวกเขาสามารถที่จะออกแบบผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นได้ล่วงหน้าด้วยตนเอง
John Adams
หัวหน้าฝ่ายการเปลี่ยนแปลงทางการเงินของบริษัท Cornerstone
