PMsquare ThailandPMsquare ThailandPMsquare Thailand

ผสานวิธีแบบดั้งเดิมเข้ากับวิธีใหม่ เพื่อเตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลง

เทคนิคที่จะช่วยให้คุณประหยัดทั้งเงินและเวลา

การประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) คืออะไรและมีประสิทธิภาพอย่างไรบ้าง?

วิธีประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) ถูกพูดถึงครั้งแรกในฐานะ “เป็นมากกว่าการจัดทำงบประมาณ (beyond budgeting)” ในช่วงต้นยุค 90 ซึ่งเป็นโซลูชันที่เอื้อให้ผู้จัดการฝ่ายการเงินสามารถคาดการณ์ปัจจัยในระยะสั้นที่จะส่งผลต่อผลประกอบการ โดยพิจารณาจากผลประกอบการและตัวเลขที่บริษัททำได้ล่าสุด

เป็นวิธีทางเลือกที่เข้ามาทดแทนกระบวนการจัดทำงบประมาณประจำปีที่ต้องใช้เวลานาน รวมศูนย์มากเกินไป ส่งผลให้ได้ตัวเลขประมาณการที่ล้าสมัย ไม่ทันต่อเหตุการณ์ และการกำหนดตัวชี้วัดและผลตอบแทนที่ตายตัว 86% ขององค์กรส่วนใหญ่พบว่าฝ่ายการเงินยังเป็นเจ้าของกระบวนการธุรกิจหลักที่สำคัญๆ อยู่ ด้วยเหตุนี้ นักวิเคราะห์มากกว่า 60% จึงทำได้แต่ดูผลลัพธ์ทางการเงินมากกว่าจะพิจารณาตัวชี้วัดอื่นๆในองค์กร

การจัดทำงบประมาณ vs การประมาณการ

การจัดทำงบประมาณประจำปีคือการย้อนดูค่าใช้จ่ายทั้งหมดเมื่อปีที่แล้ว จากนั้นหัวหน้าแผนกก็จะคาดเดาเอาว่าจะยังอยากจะของบประมาณค่าใช้จ่ายนั้นๆ อยู่หรือไม่

ในทางตรงกันข้าม การประมาณการทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจที่จะปรับเปลี่ยนการจัดสรรทรัพยากร ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคตหรือไม่ จากการพิจารณาข้อเท็จจริงล่าสุดขององค์กร

การประมาณการช่วยประหยัดได้

งบประมาณประจำปีส่งเสริมให้ผู้จัดการใช้เงินทุกบาททุกสตางค์จากงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าจะได้รับงบประมาณในจำนวนเท่าๆ กันในปีต่อไป ทำให้มีการใช้งบประมาณมากจนเกินไป ในขณะที่ขาดการบริหารจัดการทางการเงินได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ในทางตรงกันข้าม วิธีประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) ทำให้ผู้จัดการคาดการณ์อนาคตได้จากค่าใช้จ่ายจริงในช่วง 12 เดือนก่อนหน้า ช่วยให้ผู้บริหารมีมุมมองเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับความผันผวนตามฤดูกาลและแนวโน้มตลาดในปัจจุบัน เพื่อช่วยให้บริหารจัดการกระแสเงินสดและรับมือกับความคาดหวังของผู้ถือหุ้นได้ดียิ่งขึ้น

การใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุนแรงงานและปรับปรุงประสิทธิภาพ

ในอดีต การประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) เคยถูกนำมาใช้ในการติดตามรายงานทางการเงินและแนวโน้มของตลาด เป็นต้น เคยเป็นวิธีที่ต้องใช้เวลานานและต้องอาศัยนักบัญชีที่คอยอัปเดตข้อมูลอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา

การประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) ในทุกวันนี้แตกต่างจากเดิมอย่างมากโดยถูกสร้างขึ้นไว้ในแพลตฟอร์มอัตโนมัติที่อัปเดตได้ในทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงปัจจัยต่างๆ ทำให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องรอจนกว่าจะถึงปีงบประมาณถัดไป

และเนื่องจากเป็นการใช้ข้อมูลล่าสุด การประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) ช่วยให้คุณสามารถสร้างสถานการณ์จำลอง (what-if simulation) เป็นพันๆ สถานการณ์ได้ตามที่ต้องการ เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลประกอบการตัดสินใจเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

บริษัทอันชาญฉลาดใช้ Rolling Forecasts สำหรับ…
วิเคราะห์ตามสถานการณ์จำลองและตัวขับเคลื่อนธุรกิจ (Scenario and Driver-Based Analysis)
ประสิทธิภาพด้านเวลาและต้นทุน
การลดและบรรเทาความเสี่ยง
การปรับตัวได้อย่างว่องไว
การจัดการอุปสงค์
การวางแผนการทำงานบุคลากร
การจัดทำแผนการผลิตและซัพพลายเชน
การวางแผนและจัดการทรัพยากร
ข้อมูลที่ถูกต้องและมีประโยชน์

เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast) ว่าสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินได้อย่างไรบ้าง เพราะคุณสามารถปรับค่าใช้จ่ายและต้นทุนในปัจจุบันได้ตามข้อมูลอัปเดตล่าสุดด้วยแพลตฟอร์มที่คล้ายกับสเปรดชีต Excel นอกจากนี้ Rolling Forecast ยังมีประโยชน์ในการช่วยลดความผิดพลาดในการคำนวณของคุณด้วย

คุณเชื่อมันใน Excel มานานเกินไปแล้วหรือเปล่า?

Excle กลายเป็นเครื่องมือหลักในการจัดทำรายงานและงบประมาณมาเป็นเวลาหลายปี ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ได้รับความไว้วางใจและน่าเชื่อถือในการใช้ทำงานตามวัตถุประสงค์ของโปรแกรมที่ถูกออกแบบมา อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการใช้งานนอกเหนือไปจากนั้น Excel มีข้อเสียมากมายหลายจุด เช่น ไม่สามารถทำงานร่วมกันหลายคนได้ ไม่สามารถควบคุมเวอร์ชันในการวางแผน ใช้เวลานานในการปรับปรุงและอัปเดตข้อมูล ไม่สามารถตรวจสอบข้อผิดพลาดได้ การรายงานแบบกระจัดกระจาย ขาดการวิเคราะห์เจาะลึกข้อมูล และข้อมูลระหว่างสเปรดชีตไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้อย่างสมบูรณ์

ขั้นตอนในการประมาณการที่ปรับตามสถานการณ์ปัจจุบัน (Rolling Forecast)

1. ตั้งเป้าหมาย:

การมีเป้าหมายจะช่วยให้คุณเข้าใจกระบวนการวางแผนและกลยุทธ์เพื่อนำทางให้คุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง

2. กำหนดช่วงเวลาสำหรับการจัดทำ Rolling Forecast:

เลือกช่วงเวลาสำหรับการประมาณการแบบ Rolling Forecast ตามวัฏจักรและความต้องการของธุรกิจคุณ ถ้าคุณต้องการประมาณการในทุกๆ ไตรมาสหรือต่อเดือน ให้ยึดมั่นตามนั้น

3. กำหนดช่วงเวลาเพื่อนำมาเปรียบเทียบ:

ต้องแน่ใจว่าช่วงเวลาที่ใช้ในการเปรียบเทียบ rolling forecast นั้นสามารถเทียบกันได้ เช่น เดือนปัจจุบันกับเดือนที่แล้ว หรือไตรมาสปัจจุบันกับไตรมาสที่แล้ว

4. แยกโครงการลงทุนและโครงการเชิงกลยุทธ์ออกจากการประมาณการของคุณ:

โครงการลงทุนและโครงการเชิงกลยุทธ์มีตัวแปรและปัจจัยที่แตกต่างกัน ซึ่งอาจไม่สอดคล้องและเหมาะกับช่วงระยะเวลาการประมาณการ ซึ่งส่งผลต่อความถูกต้องของประมาณการ

5. การพัฒนาและใช้ระบบแบบค่อยๆ เพิ่มเข้าไป:

การนำการประมาณการแบบ rolling forecast ไปปรับใช้ในองค์กรต้องอาศัยเวลา พยายามพัฒนาระบบแบบเพิ่มขึ้นทีละขั้นตามระยะเวลาพัฒนาระบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยค่อยๆเเปลี่ยนแปลงกระบวนการไปทีละแผนกจนทั่วองค์กร

6. ยึดประมาณการของคุณเป็นตัวตั้งต้น:

สิ่งนี้จะช่วยคุณรู้ว่าผลต่างและแนวโน้มต่างๆ จะส่งผลกระทบในเชิงบวกหรือเชิงลบอย่างไรบ้าง การวางกรอบแนวทางไว้ล่วงหน้าเพื่อจัดการกับผลต่างและความผันผวนจะช่วยให้คุณตัดสินใจสั่งการได้อย่างรวดเร็ว และเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น

7. เชื่อมโยงประมาณการเข้าไว้กับกลยุทธ์ของคุณ:

องค์กรมักจะประสบปัญหาในการจัดเปลี่ยนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในระยะสั้น ให้เป็นตัวเลขประมาณการ การประมาณการจะช่วยให้หยั่งรู้แนวโน้ม ต้นทุน ทรัพยากร และปัจจัยอื่นๆ ที่จะส่งผลต่อความสามารถในการทำกำไร

Cornerstone เป็นบริษัทให้คำปรึกษาชั้นนำด้านการบริหารจัดการประสิทธิภาพขององค์กรในประเทศออสเตรเลียและในประเทศในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก โดยบริษัทเป็นพาร์ทเนอร์ระดับแพลทินัมของ IBM ที่เพิ่งได้รับรางวัล IBM’s Top Cloud and Cognitive Partner ระดับภูมิภาค และเป็นบริษัทให้คำปรึกษาเดียวในประเทศออสเตรเลียที่มุ่งเน้นด้านการบริหารจัดการผลการดำเนินงานทางการเงินและการวิเคราะห์เชิงธุรกิจ ติดต่อ Cornerstone วันนี้เพื่อแนะนำและสาธิต Rolling Forecast แบบอัตโนมัติว่าจะช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร